Kilka słów o tym, jak możesz usprawnić funkcjonowanie swojej firmy

Jednym z najważniejszych problemów przy prowadzeniu dużego lub średniego przedsiębiorstwa jest obieg dokumentów i informacji. Zwyczajny, papierowy sposób jest niezbyt szybki i zawodny, ze względu choćby na sytuację gdy jakiś istotny dokument przykładowo może się zawieruszyć workflow.

Workflow (ang. Work flow czuli przepływ pracy) to, według koalicji WFMC (ang. WorkFlow Menagement Coalition): "automatyzacja procesów biznesowych, w całości lub w części, podczas której dokumenty, informacje lub zadania są przekazywane od jednego uczestnika do następnego, według odpowiednich procedur zarządczych".



Mówiąc ogólnie pojęcie to jest używane w stosunku do oprogramowania, zwłaszcza tego, które służy wspieraniu pracy grupowej. Oprogramowanie takie pozwala na ustalenie jakie role w procesie przetwarzania dokumentów pełnią osoby biorące udział w wykonywaniu danej czynności oraz jakie są stany pośrednie dokumentów. Jako przykład można omówić realizację obiegu szkolenia w firmie. Osoby zlecające wykonanie zadania związanego ze zorganizowaniem szkolenia wprowadzają dane wejściowe (miejsce i tematykę szkolenia i pracowników, których ono obejmuje), powstaje dokument (www.efematic.pl/) zgłoszenia szkolenia. Później dane są odbierane przez osobę realizującą zlecenie (zaproponowany zostaje np. termin wyjazdu, rodzaj środka transportu, firma szkoleniowa i tym podobne), ze zgłoszenia powstaje dokument szkolenia. Informacje te trafiają znów do decydentów, którzy akceptują informacje o wykonaniu dyspozycji (na przykład pozwalają na nocleg w Hotelu Gołębiewski w Karpaczu), dokument delegacji zostaje zatwierdzony do wykonania. Pracownicy realizują zlecenie, potwierdzają odbycie szkolenia, dokument szkolenia staje się zrealizowany, a następnie następuje akceptacja zwrotów kosztów wyjazdu. Widoczne jest, że wszystkie etapy przetwarzania takiej informacji charakteryzują się określonym zbiorem osób wykonujących zdefiniowane zadania na dokumentach i zdefiniowanym zestawem możliwych stanów dokumentu. Są to specyficzne cechy procesu workflow. Systemy obiegu dokumentów umożliwiające takie działania to na przykład: eSoda (program darmowy), BOS, eDokumenty (licencja to koszt 850 PLN za każde stanowisko) lub M-Files. Umożliwiają one między innymi zarządzanie dokumentami, obieg faktur, wszelkiego rodzaju zleceń i informacji handlowych, obsługują faks i skaner, klasyfikują dokumenty oraz umożliwiają ich szybkie odszukanie.

To, na który program do obiegu dokumentów się zdecydować, zależne jest od potrzeb firmy. Do rozważenia jest też kwestia tego, czy za program płacić, czy zdecydować się na bezpłatne rozwiązanie. Zainteresowanych tą kwestią zachęcam do odwiedzenia forów internetowych i stron producentów oprogramowania, gdzie znajdziemy szersze specyfikacje oprogramowania.