Menu strony
Sprzt komputerowy dla firm

Nowe metody wymiany dokumentów - workflow

Nie raz było tak, że w firmie podziała się pewna faktura lub nikt nie pamiętał aby ją zapłacić.Odchodzi się już od teczek z dokumentacja papierową. Każda firma dazy do tego, aby wdrożyć systemy zarządzania dokumentami na coraz wyższym poziomie.


Zasypujące nas papiery.
Rosnąca ilość papierologii hamuje nam transfer informacji. Obieg faktur bardzo często jest spóźniony . Aby nie miały miejsca takie właśnie wydarzenia bardzo dobrym pomysłem jest elektroniczny obieg dokumentów. Co to w ogóle jest? Tworzymy kopie dokumentów papierowych i rejestrujemy w postaci cyfrowej. Żeby uprościć i aktywować przepływ np.. rachunków z punktu a do punktu b doradadzamy wprowadzić program do zarządzania dokumentami. Czym jest elektroniczny obieg dokumentów? Jest to narzędzie, którezezwala nam swobodny przepływ informacji który jest szybszy i sprawniejszy. Jeżeli do firmy trafia dokument, zostaje on zeskanowany i przeslanu do osób, którym będzie potrzebny. W przypadku wersji papierowej zajmuje to więcej czasu ze względu,na fakt iż wersja dokumentu jest tylko jedna, rozwiązaniem może być kopia, ale w jakim celu jest marnotrastwo papieru? wdrożenie takiego instrumentua do firmy usprawnia ją i nie zajmuje czasu pracownikom. Żadna osoba nie mam potrzeby przekopywania się przez tony akt czy teczek, wklepuję nazwę pisma do komputera, który z miejsca odnajduje je. Jedynym zajmującym dużo czasu przebiegiem będzie wprowadzenie wszystkich danych do bazy, można iść też na łatwiznę i oddać to firmie zewnętrznej.

w jaki sposób wdrążyć system do firmy

praca
bardzo duża ilość firm jest podporządkowanych od procesów biznesowych. Jednak procesy te nierzadko są przeprowadzane przez program, najwięcej rzeczy w firmie jest uzależniona od ludzi. Automatyzacja interakcji między ludźmi, którzy uczestniczą w procesie, jest w stanie poprawić tryb funkconowania firmy. Wdrożenie systemu workflow przyniesie organizacji pewne korzyści. Tak jak powyżej zostało wspomniane do wdrożenia tego systemu można podnająć firmę z zewnątrzlub zrobić to we własnym zakresie. Możemy wyznaczyć do tego kilka osób które w godzinach pracy będą wklepywały wszystko do komputera. Ważne jest, aby wprowadzać ważne aktualności. kompletna aktualna poczta ma obowiązek być wpisana od razu i być konsekwentnie wprowadzana.


Następnym etapem może być wprowadzanie dokumentów, które niezmiennie są niezbędne a końcowych tych przechpwywanych w archiwum. Większe bezpieczeństwo przebiegu akt oraz sprawność ich transferu sposowuje, że nasi klienci będą zadowoleni. Ich sprawy będą przeprowadzane szybciej i bardziej kompetentnie. Chętniej będą zwracali się do firmy o zakup towaru lub usług.
Oprawcowane przez: Arek
20-02-08 07:11